Los equipos de oficina pueden ser fuentes potenciales de contaminantes químicos, pudiendo emitir principalmente compuestos orgánicos volátiles (COV), compuestos orgánicos semivolátiles (COSV), ozono y partículas de diversa naturaleza.
Las emisiones de estos equipos van a depender fundamentalmente del modelo del equipo, del modo de funcionamiento (incluyendo el número de páginas por minuto impresas en el caso de las fotocopiadoras y de las impresoras), de los materiales empleados en su fabricación (componentes plásticos, placas de circuito impreso, retardantes de llama, etc.) y utilización (tóner, papel), y de su estado de mantenimiento. Por otro lado, el riesgo de exposición de los trabajadores dependerá principalmente del nivel de ventilación (esto es, de la renovación del aire del local), de la frecuencia de uso de los equipos y de su proximidad a los mismos.
MEDIDAS PREVENTIVAS - nota técnica
La nota técnica 1085 señala entre otras las siguientes medidas preventivas.
- Las impresoras y fotocopiadoras deberán disponer de de filtros adecuados, que deberán ser reemplazados con la periodicidad necesaria, siguiendo las instrucciones del fabricante.
- Garantizar una ventilación adecuada con aporte de aire exterior suficiente que evite que los niveles de contaminantes alcancen concentraciones que puedan resultar perjudiciales para la salud de los trabajadores que se encuentren en el entorno de los equipos o que manipulen materiales que puedan suponer un riesgo potencial.
- Evaluar toda situación en la que los equipos de oficina generen suciedad en el ambiente, provoquen un aumento de la temperatura de la zona, o den lugar a la aparición de olores desagradables.
- Ubicar las impresoras y las fotocopiadoras en lugares bien ventilados y alejados de los trabajadores, preferentemente cerca de los retornos del sistema de acondicionamiento de aire.
- Cuando las fotocopiadoras e impresoras deban ser utilizadas de manera frecuente, ubicarlas en habitaciones separadas de la zona ocupada y dotadas de una ventilación adecuada, siendo preferible que se estén provistas de extracción localizada que descargue el aire directamente al exterior. No se recomienda su ubicación en habitaciones muy pequeñas.
- Si la destructora de papel genera elevadas cantidades de polvo, ubicarla en una habitación separada con ventilación adecuada.
- Siempre que sea posible, evitar permanecer cerca de los equipos cuando se encuentren en funcionamiento. Por ejemplo, permanecer a más de un metro de las impresoras puede reducir enormemente la exposición a las partículas ultrafinas generadas durante su funcionamiento.
- Consultar la ficha de datos de seguridad (FDS) del tóner suministrada por el fabricante, la cual proporciona la información relativa a la seguridad y la salud necesaria para identificar y evaluar el riesgo de exposición, además de información relacionada con la manipulación y el almacenamiento apropiados.
- La manipulación de los cartuchos de tóner debería ser llevada a cabo por personal cualificado. Cuando exista riesgo de contacto dérmico o de inhalación de polvo de tóner como consecuencia de su manipulación, deberán emplearse guantes desechables y mascarilla.
- No se debe soplar sobre el cartucho a fin de eliminar el polvo, ya que incrementa el riesgo de exposición.
- Llevar a cabo una gestión adecuada de los residuos de oficina, especialmente en el caso de los cartuchos de tinta y de tóner, de conformidad con lo dispuesto en la ORDEN MAM/304/2002, de 8 de febrero, por la que se publican las operaciones de valorización y eliminación de residuos y la lista europea de residuos.
- Las fotocopiadoras xerográficas y las impresoras láser que no hayan sido utilizadas durante periodos prolongados de tiempo deberán de ser inspeccionadas a fin de determinar el estado del tambor fotoconductor. Si éste se encuentra dañado, no deberían ponerse en funcionamiento.
- Los equipos deberán ser limpiados periódicamente con el fin de evitar la acumulación de residuos y de polvo.
- Garantizar un mantenimiento periódico y adecuado de los equipos.
